Badania przeprowadzone w 2010 roku wśród firm funkcjonujących na 42 rynkach światowych w handlu detalicznym dostarczyły zaskakujących danych w kwestii strat ponoszonych przez przedsiębiorców:
– 42,4% z tych strat wynikało z kradzieży dokonywanych przez klientów,
– 35,3% z kradzieży dokonywanych przez pracowników,
– 16,9 % z powodu błędów wewnętrznych,
– 5,4% z powodu oszustw dostawców.
Biorąc pod uwagę straty ponoszone w wyniku czterech wyżej wymienionych czynników, tylko w tych 42 objętych badaniem krajach, w liczbach bezwzględnych wyniosły one 107,3 miliarda dolarów amerykańskich.
Nawiasem mówiąc kradzieże to ogromny, ale nie jedyny problem przestępczy w miejscach pracy; do pozostałych należą: ataki na pracowników: fizyczne i inne (simple assaults), gwałty, rabunki.
Do podstawowych uwarunkowań „sprzyjających” kradzieżom przez pracowników należą:
- niewystarczający nadzór,
- niewdrożenie podstawowych mechanizmów kontroli finansowej,
- brak zaufania,
- błędy w procesie rekrutacji,
- niewłaściwa ilość pracowników,
- brak ustalonych zasad i procedur działania w najlepszym interesie firmy,
- brak jasnej struktury organizacyjnej,
- brak otwartych linii komunikacyjnych pomiędzy kierownictwem a pracownikami, i w wyniku tego brak znajomości pracowników,
- niewłaściwe zabezpieczenie aktywów.
Osobną obszerną kwestię stanowi monitoring na zazwyczaj dużych powierzchniach handlowych – jest on trudny do właściwego przeprowadzenia; dodatkowo:
- żaden pracownik nie powinien być odpowiedzialny za nagrywanie i przetwarzanie nagrań,
- konieczne jest opracowanie procedur autoryzacji; sposobów, w jaki transakcje finansowe są: inicjowane, rejestrowane i przeglądane.
Pracownicy mogą także okradać siebie nawzajem, dlatego ważne jest zabezpieczenie w odpowiednich miejscach takich przedmiotów, jak: portfele, torebki, ubrania, etc.
Prewencja w kwestii kradzieży w miejscu pracy
Następujące praktyki są pomocne w celu zapobiegania kradzieżom w miejscu pracy:
1. Kontrole rekrutacyjne, polegające na sprawdzeniu reakcji kandydata na sugestie dotyczące zapewnienia odpowiedniego środowiska pracy i szukania sposobów na wdrażanie mechanizmów kontroli wewnętrznej – kandydaci mający skłonności do kradzieży będą ignorować takie sugestie, nie będą się do nich odnosić w sposób obszerny.
2. Edukacja pracowników o zasadach i procedurach związanych z oszustwami i o strategiach zapobieganiu stratom.
3. Szkolenie na temat tego, czym jest oszukańcze zachowanie i czym jest czyn kwalifikujący się jako kryminalny. Pracownicy powinni złożyć podpis, oznaczający, iż zaznajomili się z tematem i przyjęli go do wiadomości.
4. System raportowania o wszelkich naruszeniach procedur, kierowany do: pracowników, klientów.
5. Przeprowadzanie niezapowiedzianych, nieregularnych (obok regularnych) kontroli i audytów.
6. Dokładna kontrola czasu: wejścia na teren przedsiębiorstwa i opuszczenia tego terenu.
7. Dokładne badanie okoliczności wszelkich incydentów kradzieży.
Jeśli już dojdzie do kradzieży
Jakie kroki podjąć, jeśli dojdzie do kradzieży? Przede wszystkim:
1. Jeśli zdecydujesz się na późniejsze wypowiedzenie pracy naruszającemu zasady, będziesz potrzebować dokumentacji. Kataloguj każdy dowód, w tym dowody rzeczowe, zeznania świadków, materiały zabezpieczające, dokumenty finansowe itp. Pamiętaj o udokumentowaniu każdego incydentu wraz z datą i godziną.
2. Musisz podjąć decyzję, jak drastyczne kroki podejmiesz w stosunku do tego człowieka; w tym celu niezbędna jest właściwa ocena sytuacji i zadanie sobie kilku pytań, przykładowo: Czy kradzież była zamierzona? Jakie opcje dyscyplinarne są dostępne zgodnie z polityką firmy? Czy pracownik ten może ponownie dokonać kradzieży? Czy w poprzednich miejscach pracy osoba ta była podejrzana o kradzieże? Co wpłynęło na jego postępek?
3. Czy sytuacja kwalifikuje się do wezwania policji? Z jednej strony raport policyjny może pomóc w przyszłości, gdyby pojawiły się komplikacje, z drugiej: czy można załatwić sprawę polubownie, czy nie podkopie to stosunków z innymi pracownikami? Czy sytuacja nie wymknie się spod kontroli w jakiś inny sposób?
4. Pracownicy dokonujący kradzieży zwykle kontynuują swój proceder po kilkutygodniowej lub – miesięcznej przerwie. Ważne jest, aby nadzorować taką osobę, a w przypadku wzięcia przez nią urlopu dopilnować: oddania przez nią kluczy, identyfikatora, pouczyć, iż obowiązują ją tajemnica w kwestii wrażliwych dla firmy informacji.
5. Podejmując decyzję weź pod uwagę trzy najważniejsze czynniki: dowody, dotkliwość kradzieży, politykę firmy.
Przyczyny kradzieży wśród pracowników i jej formy
Personel kradnie z wielu powodów. W większości przypadków kradzież nie jest efektem konkretnej potrzeby, ale po prostu „pojawia się” z powodu możliwości – na zasadzie „okazja czyni złodzieja” lub jako forma „rekompensaty”, ponieważ pracownik czuje się źle traktowany. Powszechna racjonalizacja to: „firma dobrze zarabia i biorę tylko to, co naprawdę należy mi się za moją ciężką pracę”.
Warto podkreślić, że kradzieże nie są domeną pracowników niższego szczebla, co więcej: to właśnie wyżej postawieni w hierarchii dokonują kradzieży na większe sumy.
Do najczęstszych form kradzieży należą następujące:
- pobieranie gotówki z kasy,
- zabieranie zapasów,
- zniżka do „przyjaciół” i zmawianie się z innymi (przymykanie oka),
- ikcyjne „konta dostawców”,
- fikcyjne drobne zakupy gotówkowe,
- pobieranie „prowizji” od dostawców,
- korzystanie z urządzeń i materiałów biznesowych dla osobistych korzyści
- rozpowszechnianie poufnych informacji firmowych lub tajemnic handlowych w celu uzyskania osobistych korzyści.
Problem z kompletowaniem dowodów
Oskarżenie o kradzież wymaga raczej twardych dowodów, a z tym może być kłopot. Poza przypadkiem złapania na gorącym uczynku kompletowanie dowodów może potrwać; czym więc w takiej sytuacji się posiłkować?
Kurczenie się wolumenu zapasów czy zmniejszona sprzedaż to pewne wskazówki, jednak same w sobie nie stanowią dowodu.
Pracodawca powinien przeprowadzić analizę biorąc pod uwagę poniższe:
- sprzedaż maleje w dniu, kiedy pracuje dany pracownik (względnie na kasie, której pracuje),
- krążą pogłoski o nieuczciwości danego pracownika,
- występują braki w dokumentacji,
- pracownik zdaje się kontrolować pewne miejsca, względnie pewne terminy – przykładowo upiera się, aby być w danym czasie w danym miejscu, jakby nie chciał, żeby coś wyszło na jaw,
- zapasy pozostawione zostają w pobliżu wyjść.
Postępowanie z pracownikiem posądzonym o kradzież
(zakładając, że nie ma 100% jasności co do jego winy – powinno być dwuetapowe:)
1. Nieformalna rozmowa: na początku najlepiej jest powiedzieć takiej osobie, iż potrzebujesz krótkiej pogawędki po pracy – nie informować o czym, nie dawać wskazówek, nie wzbudzać podejrzeń i nie załatwiać tego przez innych, tym bardziej wysoko postawionych w hierarchii organizacji. Podczas takiej rozmowy warto jest zadać pytania, na które odpowiedzi stanowią dla złodzieja pułapkę, utrudniają utrzymanie kłamstwa, powodują, iż później osoba ta czuje się, jakby była w krzyżowym ogniu pytań. Podejrzany musi mieć czas na wypowiedzenie się w danej sprawie.
2. Konfrontacja: zakładając, że podejrzany nie przyznał się, konieczna jest porada prawna. Jak zawsze: nie można rzucać pustych oskarżeń na człowieka; każdy odpowiada za własne słowa. Być może w przypadku braku dowodów pozostanie jedynie mieć czujne oko na podejrzanego.
W celu podjęcia decyzji, co zrobić w przypadku kradzieży – poza zebraniem dowodów – konieczne jest ustalenie: co jest, a co nie jest kradzieżą. W niektórych przypadkach jest to jasne, jednak nie zawsze, przykładowo w przypadku kradzieży materiałów biurowych. Interesującym zagadnieniem jest „kradzież czasu”. Długie przerwy, późniejsze powroty z posiłku, pogawędki w pracy, czytanie książki czy gazety, drzemka…to przykłady okradania pracodawcy z czasu pracy. Dlatego tak ważne są działania informujące: co nie będzie tolerowane – to forma uprzedzania wypadków i przygotowywania się na wypadek konieczności zbierania dowodów.
Wariograf jako dowód w przypadku kradzieży w miejscu pracy
Kiedy w Wielkiej Brytanii zaczęto wykorzystywać wariograf w celu kontrolowania przestępców seksualnych, rozpoczęła się również dyskusja na temat wykorzystania tego urządzenia w przypadku kradzieży w pracy. Tamtejsza policja na szeroką skalę wykorzystuje wariografy do celu potwierdzania podejrzeń, jednak sądy dopuszczają test na wariografie tylko jako dowód uzupełniający. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na dyscyplinarne zwolnienie pracownika z powodu kradzieży musi wykazać, iż przeprowadził odpowiednie i wiarygodne dochodzenie – nie jest jednak doprecyzowane, co miałoby to oznaczać. Istotne jest to, że pracodawca nie musi wykazywać, iż ponad wszelką wątpliwość doszło do przestępstwa.
Samo przeprowadzenie testu na wariografie daje wiele korzyści:
- kiedy pracownik go nie zda, zazwyczaj przyznaje się,
- poproszenie o poddanie się takiemu badaniu często wywołuje poczucie winy i chęć przyznania się,
- fakt, że pracodawca zadał sobie trud, aby zorganizować test na wariografie, świadczy o jego sprawiedliwym i poważnym podejściu do sprawy,
- wariograf może służyć także oczyszczaniu z zarzutów, co jest niezwykle ważne – podejrzany nie chce mieć w kartotece niewyjaśnionego incydentu, który mógłby negatywnie rzutować na jego karierę,
- odmowa przeprowadzenia testu także świadczy o czymś, i może mieć konsekwencje w kontekście atmosfery w miejscu pracy i traktowania pracownika przez koleżanki i kolegów.
W Stanach Zjednoczonych kwestie zastosowania wariografu są opisane przez prawo, a w szczególności przez ustawę Employed Polygraph Protection Act. W niektórych branżach takie badanie jest obowiązkowe, w innych nie. Co więcej: w wielu przypadkach pracodawca proponujący badanie na wariografie może mieć problemy, gdyż jak stwierdza wyżej wymieniony akt: dyscyplinowanie, dyskryminowanie lub odmawianie zatrudnienia lub awansów jakiemukolwiek pracownikowi lub potencjalnemu pracownikowi, lub grożenie podjęciem takich działań, z powodu odmowy podjęcia takiego testu, może skutkować zgłoszeniem zażalenia.
Z drugiej strony jednak badanie wariografem może być obligatoryjne, jeżeli wykonane ma być w ramach toczącego się postępowania wyjaśniającego obejmującego: straty gospodarcze lub szkodę dla działalności pracodawcy, i podejrzenie o czyny takie jak: kradzież, malwersacje, przywłaszczenie lub akt bezprawnego szpiegostwa przemysłowego lub sabotażu.
Brak ścisłych regulacji prawnych na temat wykorzystania wariografu może mieć bardzo negatywne skutki o czym świadczy sprawa pracownika firmy Inter Cars SA; kiedy przyjmowano go do pracy podpisał zgodę na przeprowadzenie badania wariografem w wypadku takiej potrzeby, jednak nigdy nie brał na poważnie takiej ewentualności. Kiedy w firmie stwierdzono działalność grupy przestępczej, pracowników poddano testowi. Oto, jak badanie to opisuje rzeczony: „Czułem się strasznie poniżony, wielokrotnie pytano mnie o to, czy leczę się psychiatrycznie, czy mam kłopoty z alkoholem, czy zrobiłem coś, o czym nie wie policja, a czym może się zainteresować, czy kradnę, czy kradną moi koledzy z pracy, rzucano na oślep nazwiskami. Gorzej niż na przesłuchaniu”.
W przypadku testu na wariografie konieczne jest uświadomienie badanemu procedury, zasad, ale także profesjonalizm ze strony egzaminatora.
Ostatecznie stosunek pracy został zerwany, co nie przekreśla krytyki sposobu w jaki został przeprowadzony test – jest to przykład nadużycia ze strony firmy.