Jak wyjaśnić pracownikom potrzebę przeprowadzenia wariograficznego badania kontrolnego

W sytuacji, kiedy w firmie zauważono nieprawidłowości (np. wysoki poziom kradzieży, wyciek informacji poufnych, akty wandalizmu) to jedną z metod, która pozwala efektywnie i szybko wykryć sprawcę, jest przeprowadzenie badania wariograficznego wśród pracowników (albo wszystkich, albo grupy, która jest podejrzana o dokonanie tych czynów).

Poza sytuacjami incydentalnymi, badania wariograficzne wśród pracowników można stosować też przesiewowo – czyli realizować je co jakiś czas na losowo wybranej grupie pracowników po to, by z jednej strony sprawdzić, czy nie ma w firmie żadnych nieprawidłowości, a z drugiej, by mogły zadziałać prewencyjnie (pracownicy, wiedząc, że w firmie prowadzone są takie badania, będą mniej skłonni do popełniania nadużyć).

Czy tłumaczyć pracownikom, po co robimy w firmie badanie wariografem?

Wyjaśnienie pracownikom powodów przeprowadzenia oraz procedury badania wariograficznego jest konieczne. Po pierwsze po to, by uniknąć niezadowolenia i rozwiać wątpliwości pracowników, a po drugie po to, by zwiększyć ilość osób, które zgodzą się poddać badaniu.

Jakie informacje na temat badania wariografem należy przekazać pracownikom?

• Co to są badania wariograficzne i czego będą konkretnie dotyczyły,
• Dlaczego firma chce je przeprowadzić (jaki incydent czy zachowania do tego doprowadziły),
• Kto im będzie podlegał (w przypadku badań przesiewowych również jak często są robione i na jakich grupach pracowników),
• Jakie prawa mają pracownicy w kontekście badania (prawo do odmowy),
• Jakie są konsekwencje poddania się i niepoddania badaniu oraz następstwa badania,
• Jakie są korzyści dla całej firmy wynikające z przeprowadzenia badań wariograficznych,
• Jak pracownicy powinni się przygotować do badania wariografem.

Co konkretnie warto powiedzieć pracownikom?

Przed przystąpieniem do przygotowywania komunikacji warto wejść w buty pracownika i zastanowić się, jak może on odebrać sam fakt takiego badania.

Co to są badania wariograficzne i czego będą konkretnie dotyczyły?

Wielu pracowników nie posiada rzetelnych informacji na temat badania wariograficznego. Wiedzę czerpią z filmów i książek kryminalnych. Często jest ona stereotypowa i nieprawdziwa. Na przykład, uważają, że samo badanie będzie wyglądało jak przesłuchanie, a maszyna będzie wskazywać, kiedy kłamią. Boją się tego, że jeśli się zdenerwują, to „wyjdzie”, że kłamią, mimo iż są niewinni. Obawiają się też tego, że w czasie badania zadane i zostaną pytania, na które nie chcą odpowiadać lub że jeśli poddadzą się badaniu to „wsypią kolegów”.

Wiedza na temat przebiegu całego procesu pozwala zredukować lęk. Warto w komunikacie dla pracowników podkreślić, że badanie będzie prowadzone przez profesjonalistów posiadających odpowiednie certyfikacje i uprawnienia, którzy działają w sposób etyczny.

Nie mniej ważny jest przedmiot badań. Warto przekazać pracownikom konkretne informacje o celu badania – np. jeśli firma straciła ważne informacje poufne, to poprzez badanie chce wykluczyć pracowników, którzy mogliby być zamieszani w ich ujawnienie.

Jest to o tyle ważne, że nierzadko strach wynika również z tego, że pracownik robi coś, co w jego opinii nie jest do końca fair i boi się, że to wyjdzie na jaw, choć tak naprawdę badanie nie ma z tym nic wspólnego – na przykład, firma przeprowadza badania, by sprawdzić lojalność pracowników w kontekście wynoszenia informacji poufnych, a pracownik, który właśnie zaczął szukać nowej pracy, boi się, że jego manager dowie się o tym i zwolni go, zanim znajdzie on nową pracę. Jeśli taki pracownik będzie wiedział, że badanie dotyczy informacji poufnych (i nikt nie będzie go pytał o to, czy chce zmienić pracę, czy nie), to nie będzie miał oporów przed poddaniem się badaniu), a jego stres będzie mniejszy.

Dlaczego firma chce przeprowadzić badanie wariografem?

Ujawnienie powodów chęci przeprowadzenia badania w dużym stopniu ułatwia cały proces. Pracownicy często nie mają jasności, do jakich nadużyć i w jakiej skali dochodzi w firmach. Z badań wynika, że rocznie nawet 35% firmowych zasobówⁱ potrafi być wyniesionych z firmy. W Polsce szacuje się, że pracownicy okradają pracodawców na ponad 2 mld złotych rocznieⁱⁱ. Przekazanie pracownikom informacji o skali nadużyć w firmie może pomóc w przekonaniu pracowników do badania.

Jeśli w firmie są osoby, które są odpowiedzialne finansowo za mienie, to warto też to podkreślić, ewentualnie podać kwoty, jakie są kolektywnie ściągane z pensji pracowników (z których przynajmniej część jest niewinna).

Bardzo ważne jest podkreślenie tego, że głównym celem badania jest wykluczenie pracowników z podejrzeń. Dzięki badaniu wariografem możemy oczyścić dobre imię pracownika.

Prawa pracowników przy badaniu wariografem

Po pierwsze, pracownicy muszą wiedzieć, że mogą odmówić udziału w badaniu. Należy ich również zapewnić, że odmowa nie niesie ze sobą żadnych konsekwencji.

Wprawdzie w praktyce, jak wynika z badańⁱⁱⁱ spora grupa pracodawców deklaruje utratę zaufania do pracownika, który odmówił poddania się badaniu (ok. 52%), a około 5% podjęłoby próbę zwolnienia takiego pracownika, to trzeba pamiętać, że odmowa niekoniecznie wiąże się z byciem winnym. Może wynikać ze strachu (który najczęściej wynika z niewiedzy) bądź być efektem presji grupy (zwłaszcza w sytuacji, kiedy pracownik wprawdzie sam nie popełnił nadużycia, ale wie, kto to zrobił).

Po drugie, należy pracowników zapewnić, że ich dobra osobiste nie zostaną naruszone. Pamiętajmy, że wielu pracowników nie wie tak naprawdę, co to są dobra osobiste. Trzeba im zatem konkretnie i na przykładach wyjaśnić, że w trakcie badania nie padną żadne pytania dotyczące takich kwestii jak ich stosunek do religii, orientacja seksualna, stan majątkowy, rodzina, stosunki z kolegami w firmie – słowem wszystkiego, czego badanie nie dotyczy. Im bardziej szczegółowo to przedstawimy, tym mocniej zredukujemy lęk i opór przed badaniem.

Korzyści dla firmy i pracowników z prowadzenia badań kontrolnych

Dla wielu pracowników badanie wariografem może oznaczać to, że pracodawca chce po prostu „złapać winnego” np. kradzieży. Nie mają oni często świadomości tego, że zmniejszenie ilości nadużyć w firmie może wpłynąć pozytywnie na ich pozycję jako pracowników a wykrycie sprawców nadużyć leży w interesie całej grupy.

Warto zatem, by dział HR szerzej spojrzał na problem i rozważył następujące argumenty:

• Bezpieczeństwo mienia samych pracowników (dzięki wyeliminowaniu bądź zmniejszeniu ilości pracowników, którzy są skłonni do nadużyć),
• Mniejsze ryzyko wypadków przy pracy (np. w sytuacji, kiedy badanie robimy po to, by wyeliminować osoby naruszające przepisy BHP),
• Możliwość przeznaczenia określonego procentu z oszczędności, jakie firma ponosi dzięki redukcji kradzieży na premie / nagrody / bony dla pracowników (dla pracownika jest to realna, namacalna korzyść),
• Dla pracowników z odpowiedzialnością majątkową za powierzone mienie, to mniejsze ryzyko obciążeń,
• Oczyszczenie z podejrzeń pracowników, którzy poddadzą się badaniu wariograficznemu.

O czym pamiętać, komunikując pracownikom zamiar przeprowadzenia w firmie badania wariografem:

Wszystkie informacje na temat badania (wraz z przewidywaną datą) podaj w jednym czasie – zmniejszy to plotki i domysły oraz zredukuje niepokój.

Jeśli masz taką możliwość (dysponujesz odpowiednim narzędziem – np. skrzynką pomysłów) zachęć pracowników do zadawania pytań i wyrażania wątpliwości (muszą mieć możliwość, by zrobić to anonimowo). Jeśli się na to zdecydujesz, ustal datę, do której zbierasz pytania oraz datę, w której na nie odpowiesz (np. za pomocą wpisu w intranecie czy komunikatu na tablicy ogłoszeń).

Pamiętaj, że niezależnie od tego, jak poprowadzisz komunikację, zawsze będą niezadowoleni z badania pracownicy – skoro chcesz je przeprowadzić, to masz ku temu powody (np. zauważyłeś nieprawidłowości), zatem osoby, które są za te nieprawidłowości odpowiedzialne, będą próbować bezpośrednio bądź pośrednio (za pomocą innych pracowników) je torpedować. Dla prawidłowego działania organizacji wystarczy, jeśli przekonasz 60-70% że takie badania leżą w ich interesie.

Wariograficzne badania przesiewowe – czy mówić o nich już na etapie rekrutacji?

Jednym ze sposobów, by zapewnić sobie współpracującą przy badaniach kadrę, jest poinformowanie o tym, że tego typu badania są w firmie prowadzone, już na etapie rekrutacji (np. przy negocjacji warunków zatrudnienia bądź wcześniej – przy rozmowie kwalifikacyjnej podczas omawiania warunków pracy). Poinformowanie kandydata na tym etapie może wprawdzie sprawić, że część kandydatów zrezygnuje z kontynuowania rekrutacji, ale można założyć hipotezę, że ci , którym taka zasada panująca w firmie nie będzie przeszkadzać, nie tylko będą bardziej skłonni do współpracy w przyszłości, ale również są mniej skłonni do dokonywania nadużyć.

Oczywiście, przy informowaniu kandydatów o wariograficznych badaniach przesiewowych należy przekazać im wszelkie informacje dotyczące tego, dlaczego i w jakim celu takie badania są prowadzone, jakie są ich konsekwencje oraz o przysługującym im prawie do odmowy.

Nie wolno od zgody kandydata na takie badania w przyszłości (czy jego reakcji na informację o prowadzonych badaniach), uzależniać decyzji rekrutacyjnej. Pytanie o to, czy kandydat zgodzi się na badanie, nie powinno w ogóle paść w trakcie rekrutacji. Już samo poinformowanie kandydata wystarczy. Jeśli będzie przeciwny takim badaniom, to są duże szanse, że sam zrezygnuje ze starania się o pracę.

Badanie wariografem w firmie – najczęstsze pytania HR

Czy jeśli prowadzimy badanie wariografem na małej grupie pracowników, to mówić o nich całej firmie?

Tak, bo informacja o tym i tak się rozejdzie, a bez komunikatu ze strony zarządu, dział HR nie ma żadnej kontroli nad tym, jakie informacje do pracowników docierają.

Warto przekazać w takiej sytuacji krótką informację o tym, że w związku z zaistniałą sytuacją (np. kradzieżą, wyciekiem danych, wypadkiem), z uwagi na brak możliwości określenia osób odpowiedzialnych w inny sposób, firma chce wykluczyć udział części pracowników w zdarzeniu, dlatego wśród wąskiej grupy pracowników zostaną przeprowadzone badania wariograficzne. Dział HR nie powinien ujawniać ani nazwisk tych pracowników, ani wyników badania.

Jak przekazać pracownikom informacje na temat badania wariograficznego?

Metod jest dużo, a ich wybór zależy od kultury organizacji i narzędzi, jakimi dysponuje firma. Można wykorzystać:

• Intranet, w którym zostaną umieszczone wszystkie informacje podzielone na odpowiednie sekcje,
• Przekazać informację managerom, którzy następnie przekażą je swoim podwładnym (dzięki tej metodzie pracowników łatwiej oswoić z informacją o badaniu i zebrać informacje na temat pierwszych reakcji, ale trudniej zapanować nad tym, czy manager faktycznie przekazał wszystkie informacje),
• Informacje na tablicy ogłoszeń (jeśli firma nie ma intranetu lub pracownicy nie korzystają z komputerów – np. firma produkcyjna, budowlana).

Czy ujawniać w firmie wyniki badania?

Zdecydowanie nie ujawnia się wyników indywidualnych, a przy komunikacji wyników ogólnych również zalecalibyśmy daleko idącą ostrożność. Każdy uczestnik badania otrzymuje informację na temat własnego wyniku i jest to wystarczająca informacja.